Leadership und Management December 07, 2015

Jahresendauswertung auf eigene Faust

Harmonie im Umgang mit schwierigen Personen und Situationen schaffen

Marc Müller ist Merchandising-Leiter bei einem internationalen Unternehmen. Das Jahr ist für ihn bisher recht turbulent, aber auch erfolgreich verlaufen. Sein Team hat die Zielvorgaben erfüllt, und die Aussichten sind vielversprechend. Dennoch gab es in den vergangenen Monaten einige schwierige Situationen. Es ist also Zeit für einen Rückblick: Wie hat Marc Müller bei komplizierten Konstellationen gehandelt; wie ist er mit problematischen Teammitgliedern umgegangen? Was lief gut, und wären vielleicht andere Reaktionen angebracht gewesen?

 

Der Advocatus Diaboli

Ach ja! Marc Müller erinnert sich, dass er während einer Besprechung im Dialog mit Tobias Töpfer einmal die Beherrschung verloren hat. Dieser Mitarbeiter liebt es, den Advocatus Diaboli zu spielen. Er nimmt gern die Position seines Gegners ein und stellt jede neue Idee infrage – quasi als sportliche Herausforderung. Bei einer Gelegenheit ist Marc Müller explodiert, als Tobias Töpfer wieder damit anfing. Marc Müller warf ihn aus der Besprechung und sagte dabei etwas wie: „Gehen Sie jetzt besser, wenn Sie sich nicht wie ein Erwachsener benehmen können!“ Danach schämte sich Marc Müller vor seinem Team; er war erleichtert, als die Besprechung endete.

Potenziell bessere Reaktion:

Tobias Töpfer spielt sein übliches Spiel. Marc Müller ist kurz vor dem Explodieren, reißt sich aber zusammen. Er atmet tief ein und zählt in Gedanken bis zehn. Dann sagt er dies zu Tobias Töpfer: „Es ist gut, dass Sie Ihre Bedenken aussprechen, aber jetzt ist nicht der richtige Zeitpunkt für ein Gespräch darüber. Ich möchte die vorgesehenen Programmpunkte abhaken und den Zeitplan einhalten.“

Wenn Marc Müller etwas direkter werden wollte, wäre eine Antwort wie diese möglich gewesen:

 „Die Welt ist nicht perfekt; wir müssen noch Fortschritte machen. Es ist hilfreich, auf Probleme hinzuweisen. Allerdings ist die Kritik nicht sehr konstruktiv, wenn Sie nicht schon eine Lösung im Kopf haben oder zumindest suchen.“

Eine andere Technik, die Marc Müller ausprobieren könnte, ist die Mitgestaltung: Tobias Töpfer würde dabei in das Projekt einbezogen werden, sodass er aktiv dazu beitragen müsste. Wenn auch das nicht funktioniert (weil sich beispielsweise andere Kollegen über das unkonstruktive Verhalten beschweren), sollte Marc Müller ein ernsthaftes Gespräch mit Tobias Töpfer führen, um herauszufinden, ob dieser bereit ist, sein störendes Verhalten zu ändern.

Das Lästermaul

Als Marc Müller über den Flur ging, sprach Nicole Nowak mit einer Gruppe von Kollegen. Er hörte sie sagen, dass seine neue Assistentin nur eingestellt worden sei, weil ihr Vater regelmäßig mit einem der Geschäftsführer Golf spiele. Marc Müller hielt einen Moment inne. Dann entschied er sich, mit Nicole Nowak zu sprechen, da es nicht das erste Mal war, dass sie Gerüchte verbreitete und über Kollegen tratschte. Er teilte ihr mit, dass ihr Verhalten untragbar sei und tadelte sie dafür, seiner Assistentin – die nebenbei gesagt gute Arbeit leistete – die Kompetenz abgesprochen zu haben. Nicole Nowak wurde klargemacht, dass Marc Müller bei einem neuerlichen ähnlichen Vorfall die Personalabteilung einschalten würde.

Gerede gibt es in jedem Büro, und das ist auch kein Problem. Allerdings sind Klatsch und Tratsch nur bis zu einem gewissen Punkt akzeptabel. Sobald Verleumdungen oder Manipulationen ins Spiel kommen, die Gefühle anderer verletzt werden oder die Motivation des Teams beeinträchtigt wird, ist es höchste Zeit zum Eingreifen. Nicole Nowak war nach dem Gespräch mit Marc Müller immer noch recht mitteilungsbedürftig, nun aber vorsichtiger damit, worüber sie mit wem sprach. Marc Müllers Handeln war also ein voller Erfolg!

Der Leistungsträger

Lutz Lindau: „Ich habe ein interessantes Stellenangebot erhalten, das ich angenommen habe. Seit drei Jahren bin ich in der jetzigen Position tätig, daher ist es Zeit, dass ich wieder dazulerne.“

Marc Müller: „Warum haben Sie denn nichts gesagt? Wir hätten uns die Lage zusammen ansehen können und sicher etwas Neues für Sie gefunden. Können Sie Ihre Entscheidung noch ändern?“

Lutz Lindau: „Nein, der Vertrag ist unterzeichnet. Hier ist mein Kündigungsschreiben.“

Die Lektion daraus: 

Marc Müller hatte angenommen, dass Lutz Lindau glücklich mit seiner Arbeit war. Zumindest hatte Lutz Lindau niemals erwähnt, dass er sich langweilte oder eine Weiterentwicklung anstrebte. Schöne Ausrede! Marc Müller weiß (mindestens theoretisch), dass er sich als Vorgesetzter um die berufliche Weiterentwicklung seiner Mitarbeiter kümmern sollte, da dies auch die beste Möglichkeit ist, das Engagement der Mitarbeiter auf einem hohen Niveau zu halten.

Ab sofort wird sich Marc Müller mehr Zeit nehmen, um mehr über die Erwartungen und Wünsche seiner Mitarbeiter zu erfahren. Er wird prüfen, welche Schritte für beide Seiten vorteilhaft sein könnten. Dies ist mit Zeitaufwand verbunden, aber das Finden von Ersatz für gute Mitarbeiter kostet noch mehr Zeit. Insofern: Wenn man Mitarbeiter nicht verlieren möchte, sollte man in ihnen mehr sehen, als nur gut geölte Funktionsträger. 

Der Überarbeitete

Benjamin Bäcker hatte sich schon seit Monaten über zu viel Arbeit beschwert. Marc Müller war es langsam leid. Wenn er ehrlich war, nahm er die Aussagen außerdem nicht sehr ernst – er hatte den Eindruck, dass Benjamin Bäcker sich einfach generell viel beschwert … Bis zu diesem Moment:

Benjamin Bäcker: „Ich kann den Abgabetermin für die neuen Preisrichtlinien nicht einhalten. Bisher konnte ich noch nicht mit der Arbeit daran anfangen.“

Marc Müller: „Die neuen Preisrichtlinien sind sehr wichtig – andere Abteilungen warten darauf. Sie hatten jetzt schon einen Monat Zeit dafür.“

Benjamin Bäcker: „Wissen Sie eigentlich, an wie vielen Aufgaben ich arbeite? Alles ist immer sehr wichtig. Wenn ich diese Frist einhalten muss, kann ich nicht an den von Ihnen angeforderten Angeboten arbeiten.“

Nach diesem Vorfall vereinbarte Marc Müller einen Gesprächstermin mit Benjamin Bäcker und bat ihn, eine Liste mit all seinen Aufgaben vorzulegen. Gemeinsam gingen sie die Prioritäten durch (wichtig und dringend; wichtig, aber nicht dringend; Notwendigkeit weiterer Unterstützung), und Benjamin Bäcker schätze den Zeitbedarf für die einzelnen Aufgaben ein. In den folgenden zwei Monaten traf sich Marc Müller zweimal pro Woche mit Benjamin Bäcker, um die richtigen Prioritäten für die kommenden Wochen festzulegen. Außerdem wurde beschlossen, dass Benjamin Bäcker an einem Training zum Thema Zeitmanagement teilnimmt.

Benjamin Bäcker akzeptierte diesen Ansatz, da Marc Müller ihm bei den Preisrichtlinien geholfen hatte – sie wurden termingerecht fertig. Die von Marc Müller zusätzlich für Benjamin Bäcker investierte Zeit zahlte sich aus, denn Benjamin Bäcker lernte, bessere Prioritäten zu setzen und wenn nötig um Unterstützung zu bitten. Die Mitarbeiterbeziehung war auch von mehr Vertrauen geprägt als zuvor.

 

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