Leadership und Management June 24, 2019

Delegieren? So nicht!

Neun Fehler, die Sie vermeiden sollten

Delegieren ermöglicht Ihnen, effizienter und effektiver zu arbeiten. Sie sparen damit nicht nur Zeit, sondern können auch die bestmögliche Qualität bei der Aufgabenausführung erreichen. Allerdings gibt es beim Delegieren einige Fallstricke – besonders dann, wenn Sie eine Führungsposition innehaben. Im schlechtesten Fall ist Ihr Team am Ende demotiviert, und die Ergebnisse sind unzureichend – das Gegenteil dessen, was Sie mit gutem Delegieren erreichen können. Hüten Sie sich deshalb vor diesen neun häufigen Fehlern beim Delegieren:

1. „Das ist mein spezielles Projekt“ – übermäßiges Vereinnahmen

„Ich bin für diese Aufgabe am besten qualifiziert.“ „Er nimmt das Ganze nicht so ernst wie ich.“ Das sind nur zwei der zahllosen Argumente, die immer wieder vorgebracht werden, um nicht zu delegieren. Für Führungskräfte ist eine solche Einstellung besonders schädlich – sie sind dann in ihrem Tagesgeschäft gefangen und verlieren Zeit für strategisches Denken oder das Lösen wichtiger Probleme. Wenn Sie relevante Aufgaben an andere übertragen, sparen Sie dagegen Zeit und motivieren Ihre Kollegen zum Leisten hervorragender Arbeit und Ausbauen ihrer Fähigkeiten.

Harm Verheijen, Training Consultant:

Beim Delegieren muss man die eigene Vorstellung von Perfektion manchmal aufgeben. Man denkt ja mitunter, dass man die Aufgabe selbst schneller und in besserer Qualität ausführen könnte. Die Mitarbeiter sollen jedoch an ihren Aufgaben WACHSEN – wie könnten sie das, wenn Sie nicht delegieren und selbst der einzige „Perfekte“ im Team bleiben?

2. Überfordern der Mitarbeiter

Achten Sie darauf, keine Arbeiten zu delegieren, für die der betreffende Mitarbeiter stark über- oder unterqualifiziert wäre. Herausforderungen können Mitarbeiter motivieren, aber Projekte, die mehrere Nummern zu groß sind, haben wenig Sinn. Andererseits ist es durchaus in Ordnung, Mitarbeitern von Zeit zu Zeit Aufgaben zu übertragen, für die sie eigentlich überqualifiziert sind. Geschieht das allerdings zu oft, wirkt es demotivierend. Versuchen Sie also, die gerade anstehende Aufgabe entweder an denjenigen zu delegieren, der voraussichtlich das beste Ergebnis liefern wird, oder an denjenigen, der sich weiterentwickeln möchte bzw. die entsprechenden Fähigkeiten für künftige Einsätze aufbauen soll. Wenn Sie nicht sicher sind, wer die beste Wahl wäre, oder das Erlernen neuer Kenntnisse im Team fördern möchten, fragen Sie die Mitarbeiter offen danach, wer über die erforderlichen Fertigkeiten verfügt oder sich während der Arbeit aneignen möchte.

Harm Verheijen, Training Consultant:

Trauen Sie sich, Aufgabe zu delegieren, die der betreffende Mitarbeiter gern übernimmt und von denen Sie (als Vorgesetzter) meinen, dass er sie nicht gut beherrscht. Der Lernertrag ist viel höher, wenn Mitarbeiter ohne Ihr Voraburteil selbst herausfinden, worin sie gut sind. Vielleicht werden Sie auch überrascht und entdecken einige versteckte Talente in Ihrem Team.

3. Verantwortung nicht offiziell übertragen

Wenn Sie jemandem die Verantwortung oder Zuständigkeit für ein neues Projekt übertragen haben, sollten alle anderen darüber informiert werden. Nur dann kann der mit dem Projekt betraute Kollege entschlossen handeln. Schaffen Sie Vertrauen bei dem Kollegen, indem Sie ihn wissen lassen, dass er sich immer mit Fragen an Sie wenden kann.

4. Unklares Festlegen des Projektumfangs

Wenn Mitarbeiter das Ziel des Auftrags bzw. den dafür gesteckten Rahmen nicht kennen, ist effizientes Arbeiten schwierig für sie. Setzen Sie sich deshalb zuerst mit dem Mitarbeiter beziehungsweise dem Team in Verbindung, und besprechen Sie, was zu tun ist und was als Endergebnis erwartet wird. Stellen Sie möglichst viele Informationen zur Verfügung, und vereinbaren Sie einen Zeitplan.

Vergewissern Sie sich außerdem, dass der Mitarbeiter seine Aufgabe wirklich verstanden hat – nicht alle werden es Ihnen von sich aus sagen, wenn noch etwas unklar ist. Unter Umständen ist es auch hilfreich, den Mitarbeiter zu fragen, welche Schritte er als Nächstes unternehmen wird.
Vergeben Sie Aufgaben niemals per E-Mail oder durch Anbringen einer Haftnotiz am Schreibtisch der betreffenden Kollegen.

Motoaki Goto, Training Consultant:

Delegieren bedeutet, klare Ziele festzulegen und mit Blick auf den Weg zum Erreichen dieser Ziele Flexibilität einzuräumen. Wenn Sie gut delegieren, bieten Sie Autonomie und üben positive Kontrolle aus.

5. Ständiges Einmischen

Mitunter ist es schwierig, die Kontrolle über eine Arbeit aufzugeben, ganz besonders dann, wenn diese Arbeit wichtig ist. Dennoch sollten Sie nicht ständig den Fortschritt überprüfen. Erwarten Sie außerdem nicht, dass Ihr Kollege so an die Aufgabe herangeht, wie Sie es tun würden. Verlassen Sie sich stattdessen auf seine Fähigkeiten, und geben Sie ihm die Freiheit, die er braucht. Wenn Sie ständig mitmischen, kommt er zu dem Schluss, dass Sie ihm keine guten Ergebnisse zutrauen.

6. Zu wenig positives Kontrollieren

Die andere Seite der Medaille: Der Mitarbeiter soll zwar eigenständig arbeiten, die Verantwortung liegt aber letztlich bei Ihnen. Überzeugen Sie sich also davon, dass Ihr Kollege bei der Aufgabe vorankommt, und bieten sie an, beim Beiseiteräumen von Hindernissen zu helfen.

Motoaki Goto, Training Consultant:

Positive Kontrolle ist nur möglich mit klaren Instruktionen, festgelegten Erwartungen und SMART-Zielen.

7. Weitergeben unangenehmer Aufgaben

Tappen Sie nicht in die Falle, nur unliebsame oder langweilige Aufgaben weiterzugeben. Sie könnten sonst den Eindruck erwecken, bestimmte Arbeiten Ihrerseits vermeiden zu wollen. Im Ergebnis würden Ihre Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihr Potenzial nicht zur Geltung kommt. Durch die Weitergabe kleiner Arbeiten vermitteln Sie die Botschaft: „Ihre Arbeitszeit ist weniger wertvoll als meine.“

8. Warten bis fünf vor zwölf

„Ich kann das doch selbst erledigen.“ Das denken Sie so lange, bis es fast zu spät ist. Dann wird Ihnen klar, dass Sie Hilfe brauchen, und Sie senden die Dateien schnell an Ihren Kollegen. Jetzt herrscht bei Ihnen und beim Kollegen Hektik.

Delegieren in letzter Minute erzeugt nur Frust. Ihr Kollege wird demotiviert, und das Ergebnis der hastig ausgeführten Arbeit ist vielleicht auch nicht optimal. Denken Sie daran, dass gute Aufgabenausführung eine gewisse Zeit braucht. Daher ist es besser, vorab zu delegieren. Ihre Kollegen haben dann ausreichend Zeit zum Umorganisieren. Natürlich kann es Ausnahmen geben – diese sollten aber nicht zur Regel werden.

9. Kein Übermitteln von Feedback

Vergessen Sie nach Abschluss der Aufgabe nicht, eine ehrliche Rückmeldung zu geben. Sie sorgen damit dafür, dass Ihre Kollegen profitieren und ihre Kompetenzen weiterentwickeln können. Wenn Sie sich bedanken, zeigen Sie damit auch, dass Sie den Einsatz und die geleistete Arbeit anerkennen. Solche Gestern steigern zudem die Bereitschaft der Kollegen, in Zukunft wieder mit Ihnen zusammenzuarbeiten.

In der modernen Arbeitswelt ist immer viel zu tun. Als Fach- beziehungsweise Führungskräfte haben wir aber nicht mehr die Zeit, alles selbst zu erledigen. Wenn Sie gut delegieren können, werden Sie bessere Ergebnisse erzielen. Darüber hinaus nutzen Sie dann das Potenzial Ihrer Kollegen, unterstützen die Erlangung von Expertenwissen und bauen intensivere Beziehungen auf.

Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören.

Sollten Sie Fragen zu einem bestimmten Krauthammer-Service haben, stellen wir die Verbindung zu einem Mitarbeiter her, der Ihnen Antworten geben kann.