Management May 01, 2018

Speeddating: Wie Sie Meetings aufpeppen

Meetings lebendiger gestalten

Von Susanne Barth, Publications Manager

Hand aufs Herz: Haben Sie schon das eine oder andere Mal gedacht, dass die Besprechung eben überflüssig war? Wenn ja, sind Sie nicht allein, denn weltweit wird heute in Büros so viel getagt und besprochen wie nie zuvor. Manager verbringen schätzungsweise 40 bis 50 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen, und auch Mitarbeiter kommen auf rund 30 Prozent. Es wird also (zu) viel und (zu) lang getagt und am Ende kommt (zu) wenig rum – so zumindest die landläufige Meinung.

Was also tun, damit Besprechungen nicht zwangsläufig zu Schwafelrunden abgleiten oder zu einem Marktplatz der Eitelkeiten werden? Wie schaffen Sie es, Schwung in Ihre Meetings zu bringen und die Teilnehmer aus ihrem Denktrott zu reißen?

So peppen Sie Ihr Meeting auf

Wenn Sie keinen großen Aufwand betreiben wollen, lassen Sie doch einfach mal die Stühle weg. Steh-Meetings sollen im Schnitt ein Drittel kürzer sein und bessere Resultate bringen. Weiterer Vorteil: Jeder wird einbezogen; keiner kann sich hinter seinem Laptop verkriechen oder Kritzelbilder in seine Kladde malen.

Andere Möglichkeit: Drehen Sie einfach die Reihenfolge der Agenda um, dann sind alle gleich viel aufmerksamer.

Oder starten Sie Ihr Meeting mit einer Aufwärmaktivität. So sorgen Sie gleich zu Beginn für eine energiegeladene Atmosphäre, die sich auf den weiteren Verlauf positiv auswirkt. Ist Ihnen Speeddating ein Begriff? Wahrscheinlich schon, aber vielleicht fragen Sie sich jetzt, wie das im Business-Kontext funktioniert. Beim Speeddating geht es darum, sich in kurzer Zeit mit möglichst vielen verschiedenen Personen auszutauschen. Also genau das Richtige, wenn Sie ein Meeting für ein Team vorbereiten, das sich nur sporadisch sieht oder vielleicht sogar zum ersten Mal. Unsere Spiel­variante, die wir auf der Krauthammer Universität im Januar mit Kollegen und Kunden ausprobiert haben und bei der wir viel Spaß hatten, geht so: 

Speed dating

1. Bilden Sie Teilnehmergruppen. Lassen Sie die Mitglieder jeder Gruppe an einem Tisch Platz nehmen (Raummittebleibt frei, Tische und Stühle stehen am Rand, Papier und farbige Stifte liegen aus).

2. Fordern Sie die Teilnehmer auf, in drei Minuten ein Mindmap über sich zu erstellen (Thema: Wer bin ich?). Es kann gerne gemalt werden. Sie sind für die Zeitansagen zuständig.

3. Nach Ablauf der drei Minuten präsentiert jeder Teilnehmer seinem Sitznachbarn sein (komplettes) Mindmap in einer Minute. Danach ist der andere dran.

4. Nun bitten Sie die Teilnehmer aufzustehen und durch die Raummitte zu spazieren. Sobald Ihr Stoppsignal ertönt, bildet jeder mit der nächststehenden Person ein neues Paar. Jetzt lautet die Aufgabe: Erklären Sie Ihr Mindmap in 30 Sekunden.

5. Letzte Runde: Erneutes Flanieren durch den Raum; neue Zweiergruppe nach Ihrem Stoppsignal. Letzte Anweisung: Gegenseitige Vorstellung des Mindmaps in jeweils drei Minuten.

Speeddating können Sie auch mit Themen durchführen, die direkt mit dem Ziel Ihres Meetings verbunden sind. Richten Sie dazu die Eingangsfrage auf Ihre Bedürfnisse aus. Zwei Beispiele: „Wie können wir die Effektivität unserer Vertriebsaktivitäten steigern?“; „Wie sollte unsere Abteilung in einem Jahr aufgestellt sein?“  

So halten Sie Ihre Leute bei der Stange

Lange Präsentationen befördern die Konzentration und Produktivität Ihrer Teilnehmer schnell ins Jenseits. Wie lässt sich das ändern? Abhilfe können Sie schaffen, indem Sie die Teilnehmer bereits während Ihrer Präsentation aktiv einbeziehen. So sind alle aufmerksamer, und wichtige Strategien oder Neuerungen werden wahrgenommen. 

Würfelspiel

1. Zeigen Sie einen Flipchart, auf dem Sie sechs Fragen notiert haben,oder hängen Sie die Fra­gen als Plakat für alle gut sichtbar an die Wände. Erklären Sie, dass ein Teilnehmer würfelt und dann die entsprechende Frage beant­wortet (bei einer Eins auf dem Würfel also die erste Frage).

2. Nach ca. zehn Minuten Präsentation oder Vortrag geht es los! Ein Teilnehmer rollt den Würfel und beantwortet die Frage. Fügen Sie möglichst nichts hinzu. Die Aktivität soll flott durchgeführt werden!

3. Der Teilnehmer wirft den Würfel dann jemand anderem zu, der wiederum würfelt und eine Frage beantwortet.

Unser Tipp: Höchstens vier bis sechs Mal pro Mikroeinheit würfeln. Die Fragen beziehen sich immer auf die letzten zehn bis fünfzehn Minuten Ihrer Präsentation.

Um die Produktivität einer Besprechung oder eines Workshops zu steigern, sollten sich die Teilnehmer untereinander wohlfühlen. Dann sind sie bereit, sich mit ihren Ideen und Gedanken aktiv einzubringen und in einen echten Dialog zu treten. Schnelle und belebende Gruppenaktivitäten helfen, solch eine positive Atmosphäre zu schaffen.

 

 

 

 

 

 

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