Blog March 24, 2020

Comment organiser des réunions virtuelles réussies ?

4 étapes faciles + 2 bonnes raisons de s'y atteler - Par Pascal Struijk, Training Consultant

#stayathomechallenge

De nos jours, la plupart d’entre nous travaillons de la maison. Nous gérons toujours des équipes et/ou des clients, nous avons encore besoin de chercher de nouvelles opportunités commerciales. Ne pas avoir la possibilité de rendre visite à ses collègues et clients soulève une fois de plus la question suivante : « Pouvons-nous bâtir la confiance virtuellement ? »

De nombreux directeurs des ventes utilisent « des réunions face à face » comme l’un des principaux indicateurs de réussite. « Nous avons besoin que les personnes interagissent à l’extérieur avec les clients ! » Cependant, deux raisons nous incitent à reconsidérer cela :

A) Les gouvernements luttent pour suivre l’urbanisation. Le temps passé dans le trafic augmente chaque année, tant en Europe occidentale qu’aux États-Unis. Il rend les employés moins productifs; le nombre de réunions est sous pression. nous demandons aux collaborateurs d’être plus productifs, en retour, nous les rendons moins productifs.

B) Lorsque nous examinons bien les ventes, nous faisons également du management de changement. Nous aidons nos clients à gagner en confiance en modifiant leur façon de travailler. Ce changement doit être une priorité, d'autres priorités deviennent facilement plus urgentes. Cela signifie que nous devons planifier rapidement des réunions de suivi.
À Krauthammer, nous avons fait un test et comparé l'intervalle entre le face à face et les réunions virtuelles.

Ces 4 facteurs de réussite vous aideront à challenger vos habitudes :

1. Savoir convaincre son homologue

« Si je propose d'avoir une réunion virtuelle, ils pourraient tirer la conclusion que je ne suis pas prêt à investir du temps ! » C'est vrai, ils pourraient ! Alors, comment présenter cette façon de travailler comme un avantage pour les deux parties ? Eh bien, nous proposons ce qui suit : «  planifier une réunion Skype/Teams d'abord et deux semaines après une réunion face en face. Après la réunion Skype de 30 minutes, je suggère que nous nous regardions dans les yeux pour voir s'il y a suffisamment de potentiel pour continuer. De cette façon, nous utilisons efficacement votre temps et mon temps. Quand allons-nous planifier cet appel ? »

Il nous fait gagner facilement 3 heures; les clients sont heureux de prendre un départ lent. Gagnant-gagnant, je dirai !

Permettez-moi également de partager mon hypothèse : le client proposera également de diriger virtuellement la prochaine réunion. Le comportement de conditionnement est si facile…

2. Respectez un entretien de 30 minutes maximum

Les chercheurs Sohlberg et Mateer ont fourni un aperçu de la façon dont le travail numérique affecte notre capacité d'attention. [2001 - Improving Attention and Managing Attentional Problems] Ils affirment que 3 niveaux d'attention sur 5 sont sous pression lorsqu'ils travaillent virtuellement : attention sélective (exécution de tâches en cas de distraction), attention alternée (changement de concentration à plusieurs reprises pendant une courte période de temps), une attention partagée (répondant simultanément à plusieurs tâches). Lorsque nous avons réalisé cela, nous avons commencé à expérimenter avec des appels virtuels de 30 minutes . Nous invitons les clients, déclarant que l’appel prendra 30 minutes maximum, nous voyons qu’ils sont prêts à mettre leur travail de côté. Nous respectons la règle générale suivante: 5 minutes de conversation, 5 minutes de partage de contenu, 15 minutes de co-construction, 5 minutes de clôture.

Un conseil supplémentaire : nous sommes toujours les seuls à respecter l'heure. La frustration positive est très bien !

3. Proposez d'abord, puis co-construisez

Les clients, surtout lorsqu’ils travaillent virtuellement, peuvent hésiter à s’ouvrir. Ils prennent parfois « la position des consommateurs ». Pour faire face à cela, nous proposons d’adopter la « routine » suivante. Chaque fois que nous partageons notre hypothèse (marquant notre crédibilité), nous permettant de poser des questions pour valider et co-construire. Cela nécessite une connaissance approfondie de nos clients et de l’industrie ce qui nécessite une préparation. Le raccourci en faisant ceci serait :

  • Partager ce que vous voyez sont les principaux thèmes pertinents au niveau de la Direction Générale
  • Partager ce que la tension / lutte est liée à ce thème
  • Partagez comment votre approche apporte un avantage pour le client dans cette lutte
  • Partagez les questions clés que vous avez afin de comprendre la situation des clients

Instaurer cette routine, dans chaque réunion, vous creusez plus profondément dans la situation réelle, mais vous révélez également plus de détails sur votre solution. Ils évoluent à la même vitesse, construisant lentement les deux.

4. La clôture s’achèvera par une action pour les deux parties 

Si vous trouvez le client dans la « position du consommateur », alors il est assez facile d’entrer dans l’écueil désireux de convaincre. Vous les nourrissez, apportez plus d’argumentation, vous montrez d’autres études de cas. Les clients demanderont plus, vous leur apportez plus, mais ils ont besoin d’un peu plus. Reconnaître cela ?

Nous croyons que l’essence des ventes est de partager le travail, de partager la responsabilité de se rapprocher d’un accord. Notre idée KISS (faire court et simple) est d’agir comme si la fermeture exige toujours une action mutuelle. Exemple : « J’analyserai l’ensemble de données que vous m’avez partagé. Pourriez-vous aussi me donner accès à l’ensemble de données 2018 et 2017 ?

Évidemment, il vous permet de tester la température de l’eau, mais également de courir aussi vite que le client. Il garde un bon équilibre entre le don et la prise. Notre conseil serait de préparer non seulement ce que vous souhaitez faire comme une prochaine étape, mais aussi des alternatives sur la façon dont le client joue un rôle.

Le virus Corona affecte beaucoup, il apporte le doute, la peur et la tristesse. Sans ignorer la réalité, je vois aussi une possibilité, une possibilité de nous développer dans la gestion de réunions virtuelles. Je vous invite à l’essayer 5 fois pour surmonter les premiers défis. #stayathomechallenge

Pascal Struijk

Training Consultant

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