Leadership et Management June 24, 2019

Comment ne pas déléguer

Neuf erreurs à éviter

Déléguer vous aide à travailler plus efficacement. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de garantir une qualité de travail optimale. Certains pièges doivent cependant être évités lorsque vous déléguez, notamment si vous occupez un poste de direction. Faute de quoi vous pourriez faire face à une équipe démotivée et à de piètres résultats, précisément le contraire de ce que vous pourriez atteindre en déléguant correctement. Soyez donc attentif à ces 9 erreurs fréquentes en matière de délégation :

1. Se montrer trop possessif – « C’est mon bébé »

« Je suis la personne la plus qualifiée pour cette tâche ». « Il ne prend pas la mission aussi sérieusement que moi. » Ce ne sont ici que deux des innombrables arguments pour éviter de déléguer. Pour les managers, cette attitude est particulièrement préjudiciable, puisqu’ils sont piégés dans leurs activités quotidiennes, perdant ainsi du temps pour la réflexion stratégique ou d’autres questions importantes. Toutefois, le transfert de tâches pertinentes permet de gagner du temps et de motiver vos collaborateurs à fournir un excellent travail et à accroître leurs compétences. »

Harm Verheijen, Training Consultant :

« Déléguer implique parfois d’abandonner l’idée de perfection. Le fait de croire que lorsque vous faites quelque chose vous-même, le résultat sera de meilleure qualité et livré plus vite. Comment pouvez-vous FAIRE ÉVOLUER vos collaborateurs si vous ne déléguez pas et si vous êtes la seule personne « parfaite » de l’équipe ? »

2. Submerger les collaborateurs

Veillez à ne pas déléguer de tâches à des personnes nettement surqualifiées ou au contraire sous-qualifiées pour les accomplir. Il est motivant de les mettre au défi, et pour autant des projets qui les submergent totalement n’ont que peu de sens. Il est en revanche acceptable de confier occasionnellement une mission à une personne trop qualifiée. Néanmoins, si cela se produit trop souvent, cela sera démotivant. Essayez donc de déléguer la tâche à la personne qui fournira le meilleur résultat ou à celle désireuse de développer ou devant développer cette compétence pour l’avenir. Si vous n’êtes pas sûr de savoir qui est la meilleure personne ou si vous voulez encourager l’apprentissage de nouvelles compétences au sein de l’équipe, demandez ouvertement aux membres : « Qui possède les compétences requises ou souhaite les acquérir sur le terrain ? »

Harm Verheijen, Training Consultant :

« Osez déléguer les tâches à un collaborateur aimant le faire et qui, selon vous (en tant que manager), est moins performant. L’expérience prouve que le résultat est nettement supérieur lorsque les collaborateurs identifient eux-mêmes les domaines dans lesquels ils sont performants, plutôt que vous le leur disiez d’emblée… Vous pourriez être surpris de découvrir des talents cachés dans votre équipe. »

3. Ne pas attribuer de responsabilité officielle

Après avoir confié à une personne la responsabilité ou l’autorité d’un nouveau projet, tout le monde doit en être informé. Ce n’est qu’à ce moment que le collaborateur peut agir avec détermination. Donnez-lui également confiance, en lui expliquant qu’il peut toujours vous poser des questions.

4. Définir un projet de façon imprécise

Si des collaborateurs ne sont pas informés de l’objectif ou du cadre de la mission, il leur sera difficile d’être efficaces. Commencez donc par contacter le collaborateur ou l’équipe et travaillez sur ce qui doit être fait et sur le résultat final prévu. Fournissez le plus d’informations possible et convenez d’un calendrier.
Veillez également à ce que le collaborateur ait bien compris la mission, car tous ne vous ne préviendront pas en cas de manque de clarté. Il pourrait en outre être utile de demander au collaborateur quelles seront ses prochaines étapes.
N’envoyez jamais une tâche par e-mail ou en collant un post-it sur le bureau d’un collègue.

Motoaki Goto, Training Consultant :

« Déléguer suppose de définir des objectifs clairs et de faire preuve de souplesse concernant leur réalisation. Si vous déléguez correctement, vous accordez de l’autonomie et vous exercez un contrôle positif. »

5. Faire preuve d’ingérence constante

Il peut être difficile de renoncer au contrôle d’une tâche, en particulier lorsqu’elle est importante. Néanmoins, vous devriez vous abstenir de vérifier sans cesse sa progression. Ne vous attendez pas non plus à ce que votre collaborateur réalise la tâche comme vous l’auriez fait. Au contraire, fiez-vous à ses compétences et donnez-lui la liberté dont il/elle a besoin. Si vous vous impliquez en permanence, il/elle pensera que vous ne lui faites pas confiance pour atteindre de bons résultats.

6. Faire l’impasse sur un contrôle positif

Le revers de la médaille : même si le collaborateur doit travailler en toute autonomie, vous êtes le responsable ultime. Assurez-vous donc que votre collègue progresse sur la mission et proposez-lui de l’aide pour surmonter les obstacles.

Motoaki Goto, Training Consultant :

« Un contrôle positif n’est possible qu’avec un briefing clair, des attentes bien définies et des objectifs SMART*.»

7. Transférer des activités désagréables

Ne tombez pas dans le piège consistant à vous contenter de transférer des tâches désagréables ou ennuyeuses. Cela donne l’impression que vous souhaitez éviter certaines activités. Ainsi, vos collaborateurs se sentiront sous-exploités, puisque le transfert de petits travaux pourrait traduire : « Votre temps de travail est moins précieux que le mien. »

8. Attendre la dernière minute

« Je peux le faire moi-même. » C’est ce que vous croyez jusqu’à ce qu’il soit midi moins cinq. Vous réalisez alors que vous avez besoin d’aide et envoyez vite les fichiers à votre collègue. À présent, vous êtes deux à être pressés. »

Déléguer à la dernière minute ne fait que générer de la frustration. Votre collègue sera démotivé et le résultat de cette mission éclair ne sera probablement pas optimal. Gardez à l’esprit qu’il faut un certain temps pour accomplir une mission de qualité. Il est donc préférable de déléguer à l’avance afin que vos collègues aient suffisamment de temps pour tout réorganiser. Certaines journées constituent bien entendu des exceptions, mais elles devraient le rester.

9. Ne pas donner de feed-back

Une fois la tâche terminée, n’oubliez pas de proposer un feed-back honnête. Cela permet de garantir que votre collaborateur tire profit de la mission et peut développer ses compétences à l’avenir. Des remerciements démontrent également que vous appréciez son engagement et son travail. De tels gestes donneront aussi envie à vos collègues de travailler avec vous à l’avenir.

Dans les environnements de travail actuels, il y a toujours une multitude de choses à faire. En tant que professionnels ou managers, nous n’avons plus le temps de tout faire seuls. Si vous savez déléguer correctement, vos performances n’en seront que meilleures. De plus, vous exploiterez le pouvoir de vos collègues, en contribuant à acquérir de l’expertise tout en tissant des relations plus profondes.

 

*SMART : Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-Bound

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