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Speed dating : comment pimenter votre réunion

16.06.2015

Engaging prospects with the right question tactics

Retirer le meilleur de vos réunions

Pour commerncer votre reunion différemment commencez par un brise-glace ! Il poussera les personnes à l'action et dégagera une énergie dans la salle. Les speed dating favorisent la meilleure connaissance des membres de l'équipe ainsi que les échanges.

 

Soyons honnêtes : ne vous arrive-t-il pas d’avoir le sentiment que la réunion à laquelle vous venez d’assister était une perte de temps ? Le cas échéant, vous n’êtes pas seul(e). Dans des bureaux du monde entier, les gens ont plus de réunions que jamais par le passé. Les managers passent environ 40-50 % de leur temps en réunion et les employés, près de 30 %. Il n’est donc pas surprenant d’entendre que les réunions sont trop fréquentes, trop longues et – en fin de compte - trop peu productives. C’est du moins ce qu’en disent les esprits critiques.

Comment éviter que les réunions ne dégénèrent en discussions stériles ou ne deviennent une excuse pour se faire valoir au lieu d’emmener l’équipe de l’avant ? Comment sortir les gens de leur réflexion habituelle en donnant un nouvel élan à la réunion ? Voici nos conseils prêts à l’emploi :

Comment pimenter votre réunion ?

1. Si vous ne voulez pas que votre réunion exige trop de temps ou d’efforts, enlevez les chaises. Les réunions debout sont en général 33 % plus courtes, avec de meilleurs résultats. Tout le monde est impliqué, personne ne peut se cacher derrière un ordinateur portable ou gribouiller sur un bloc note, ce qui est un gros avantage.

2. Un autre conseil simple : inversez l’ordre du jour en commençant par le dernier point. Tout le monde se montrera immédiatement plus attentif.

3. Commencez par briser la glace : cela dynamise l’atmosphère et a une excellente influence sur le reste de la réunion. Et que pensez-vous du speed dating ? Vous connaissez probablement le concept mais vous vous demandez peut-être comment l’appliquer en affaires. Le concept du speed dating est un échange d’idées avec un maximum de personnes en un minimum de temps. C’est donc idéal si vous préparez une réunion plus longue pour une équipe qui ne se voit que sporadiquement ou qui se réunit pour la première fois. Nous avons nous-même testé ce concept lors de notre dernière session de l’Université Krauthammer en janvier et nous nous sommes bien amusés.

Speed dating

1. Divisez les participants en groupes et demandez à chaque groupe de s’asseoir à une table (le centre de la pièce reste libre, les tables et les chaises sont près des murs, avec du papier et des crayons de couleur sur chaque table).

2. Invitez les participants à créer leur carte heuristique (mind map) personnelle (Qui suis-je ?). Donnez-leur trois minutes pour la dessiner avec des couleurs, des images et des mots imprimés. À vous de surveiller le temps écoulé.

3. Chaque participant présente ensuite sa carte heuristique (complète) au collègue assis à côté de lui. Il a une minute pour le faire, après quoi c’est au tour de son interlocuteur.

4. Demandez ensuite à tout le monde de se lever et de marcher autour de la pièce. À votre signal d’arrêt, invitez-les à former une nouvelle paire avec la personne se tenant à côté d’eux. Ils ont ensuite 30 secondes pour s’expliquer mutuellement leur carte heuristique.
  
5. Dernière manche : même procédure que précédemment. Votre dernière instruction les invitera à présenter leur carte heuristique en trois minutes chacun.

Vous pouvez aussi utiliser le speed dating avec d’autres thèmes directement liés avec l’objectif de votre réunion. Adaptez simplement la question initiale à votre guise (comment pouvons-nous améliorer notre efficacité commerciale, comment notre service devrait-il évoluer d’ici un an, etc.).

Comment retenir l'attention des participants

Les longues présentations viennent rapidement à bout de la concentration et de la productivité des collaborateurs. Si vous avez peur de les perdre, impliquez-les dans votre présentation. Ils restent ainsi concentrés et les idées importantes seront mises en avant.

Le jeu du dé

1. Présentez-leur un paper board avec six questions (vous avez un grand groupe, accrochez aussi des affiches au mur).  Expliquez qu’un
participant lancera le dé et répondra à la question correspondant au chiffre sur le dé, la question un correspondant ainsi au chiffre un.

2. Le jeu débute environ 10-15 minutes après le début de votre présentation. Un participant lance le dé et répond à la question. N’ajoutez pas de commentaires et si vous n’avez pas d’autre choix, faites court. Menez cette activité rapidement !

3. Le participant donne ensuite le dé à quelqu’un d’autre, qui le lance à son tour, avant de répondre à la question correspondante.

Nous vous conseillons un maximum de 4 à 6 lancers par micro-interruption. Les questions devraient toujours se rapporter aux dernières 10-15 minutes de votre présentation.

La productivité d’une réunion dépend du fait que les personnes se sentent à l’aise entre elles. Si c’est le cas, elles seront plus ouvertes au partage d’idées et à l’instauration d’un vrai dialogue. Les brise-glace et autres activités de groupes rapides et stimulantes vous aident à créer une atmosphère positive.

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